座席表作り方 忘備録

今回作った座席表はこちら。名簿は架空のものです。

作り方
※サンプルの座席表を見ながら読んでいただくとわかりやすいかと。
※太字の部分の詳細がわからなければ検索してください。他力本願ですみません。

〇クラス一覧表シートを作成

項目は（番号、名前、よみ仮名、性別）番号の前に、No.欄を設ける連番を振る。これがVLOOKUP関数の参照値になる。
表の下には数段余分の列を作っておくと、人数の変更に対応しやすい。
一つの授業で、クラス名簿が複数ある場合は、「名前の定義」で選択範囲に一班、二班などの名前をつけておくと、INDIRECT関数で切替て使うこともできる。付ける名前は、忘れないように一覧にも書いておくとよい。名前の定義では、数字や記号など使えない字もあるので注意。

〇座席表を作成
新しいシートのA1セルにプルダウンメニュー入力機能で一班、二班、切替入力できるようにする。※切替えない場合には必要ない。

１座席分は、「No.、番号、氏名、氏名（カタカナ）、性別」の情報を入れるので５列使用
A3のセルに整理「No.」の1を振りA4の「番号」欄には、VLOOKUPの数式「=VLOOKUP(A3,一班,2,FALSE)」を入れると、クラス一覧シートの名前の定義で「一班」と名付けた選択範囲が参照され、「2」列目の番号が表示される。

さらに「一班、二班」で切り替えるため数式内の範囲「一班」を「INDIRECT($A$1)」に書き換えてを入れ子にする。
これは、A1セルが、「一班の時、範囲を名前の定義でつけた「一班」とする」という関数。A1セルを絶対参照にしておくのも忘れずに。
※切替えない場合にはこの作業は必要ない。


順次、氏名セルも「=VLOOKUP(A3,INDIRECT($A$1),3,FALSE)」、
カタカナセル「=VLOOKUP(A3,INDIRECT($A$1),4,FALSE)」
性別セルも「=VLOOKUP(A3,INDIRECT($A$1),5,FALSE)」とする。オートフィル機能を使うと参照セルがずれるので、補正。列番号が、２→3→4→5と変更が必要なので注意。
数式で表示するとこんな感じです。

「=VLOOKUP(A3,INDIRECT($A$1),2,FALSE)」数式の意味としては、
A3セルが「1」の時で、A1セルが「一班」と書いてあったら、名前の定義でつけた一班の参照範囲の「No.」列が「１」の行の2列目を表示、検索方法は完全一致（FALSE）で。
という意味です。

作成例は、４×５の座席配で作成。
1座席分を選択し、オートフィル機能で横に4つコピー。この時にセルの書式設定で文字を「縮小して全体を表示する」にしておくと、長い仮名の収まりが良い。

次に、1の座席を下にコピーし、A8の参照番号を「＝A3+4」に書き換え。
「+4」は列の数、列が多い場合はそれに合わせて増やす。
これであとはオートフィル機能のコピーだけで座席を増やせる。

※19,20マスに表示される「0」の表示を消したい場合は、数式のあとに「&""」を足しておく。

〇書式設定で男女の色分け
今回は、女性の席の番号を赤くします。
赤くしたい番号のセルを選択、ホームタブの条件付き書式＞新しいルール、を選択「数式を使用して、書式設定をするセルを決定」を選び、「次の数式を満たす場合に値を書式設定」欄に「＝A7=”女性” 」と記入。
認識させたい文字を「”」で囲まないといけないので注意。
数式記入欄下の書式ボタンをおして文字を赤に設定。

参照番号と性別の表記を白字にして見えなくしておく。

書式設定をした1座席分を選択、コピー。

書式をコピーしたい範囲を選択、張付けのオプションで、「書式設定（R）」を選ぶ。
↓書式設定のみのマーク

文字の内容は変わらず、女性が色付けされ、参照ナンバーと性別が白くなる書式が張付けられる。

あとは、座席の間隔を空け体裁を整える。
※Ctrlキーを押しながら複数選択して同時に罫線を消し、列幅を整えると早い。

黒板の位置を書き込めば、学生側から見た座席表は完成。

A1セルに設定した、「一班、二班」をプルダウンで変更するとクラスが変更されます。
同じ教室を複数クラスで使用する場合などに便利です。

とここまで一区切り、で力尽きました。。
教員側から見た座席表の作り方は、INDEX関数使って反転させますが、きょうはここまで。

この座席表の作るにあたって色々参考させて頂きました、お陰様で、新学期を乗り越えられそうです、ありがとうございました。